Bereits seit über 10 Monaten ist nun ein Großteil der deutschen Arbeitnehmer:innen im Homeoffice. Auch im Gesundheitswesen betrifft dies Verwaltung, Administration, Projektierung und viele weitere Bereiche im Unternehmen. Die Neuausrichtung des Arbeitsalltags und dieses „New Normal“ stellen insbesondere die Kommunikation im und mit dem Team vor Herausforderungen. Wir teilen unsere Top fünf Tipps, wie die digitale und virtuelle Kommunikation im Homeoffice gelingt.
Divers vernetzen und kommunizieren
Das eine „Tool“ für eine gelungene Kommunikation im Homeoffice gibt es nicht. Schließlich ist jedes Team verschieden und hat auch unterschiedliche Anforderungen an digitale Kommunikationstools. Hier gilt: seien Sie offen, setzen Sie auf verschiedene Tools – und geben Sie Ihren Mitarbeiter:innen gewisse Freiheiten zur Selbstorganisation (z.B. zu After-Work-Events).
Der Einsatz von fünf oder mehr Kommunikationstechnologien ist keine Seltenheit. So startete der Arbeitstag beispielsweise mit einem Video-Jour-Fixe, gefolgt von über den Tag verteilten, projektbasierten Instant-Nachrichten, Kundenkommunikation via E-Mail und Telefon, gemeinsames Mittagessen in verschiedenen Hangout-Rooms und Projektmanagement über eine virtuelle To-Do-Liste.
P.S.: Damit Videokonferenzen gut funktionieren, immer mit einer klaren Agenda und begrenzter Teilnehmerzahl arbeiten. Kommunikationstipp: Die Kamera sollte immer an sein, da nur so die Körpersprache der Teilnehmer:innen erkennbar ist.
Hilfe zur Selbsthilfe
Bei Fragen zu alltäglichen Abläufen wird gerne mal „in die Runde“ gefragt. Das ist im Homeoffice eher schwierig. Auch der Zugang zu Information ist häufig limitiert, da Dokumentation oft nur in Papierform bestehen.
Wer seinen Mitarbeiter:innen eine digitale Dokumentation der wichtigsten Inhalte anbietet, fördert Selbsthilfe und vermeidet zeitintensive Supportanfragen. Die Digitalisierung von Anleitungen ist auch ein gute Möglichkeit bestehende Prozesse zu überarbeiten und so zu dokumentieren und kommunizieren, dass sie leicht verständlich und auch dezentral umsetzbar sind.
Mit der App GiriMed können Anleitungen und Abläufe einfach mit dem Handy erfasst werden. Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen bestehen aus Fotos und kurzen Videosequenzen und sind jederzeit und überall für alle Teammitglieder abrufbar.
Strukturiert und geplant ans Ziel
Wichtig für eine erfolgreiche Kommunikation ist die Definition klarere Ziele und eine gemeinsame Planung. So wird vermeiden, dass „aneinander vorbei“ geredet bzw. gearbeitet wird. Empfehlenswert ist auch die Erhöhung der Update-Frequenz, z.B. lieber häufige kurze Updates als „Hinarbeiten“ auf große Meilensteine. So wird sichergestellt, dass das Team auch weiterhin gut zusammenarbeitet. Damit diese Ziele und Pläne auch eingehalten werden, sollte von Anfang an geklärt werden wer zu welcher Zeit verfügbar ist. Hierfür ist auch das Einführen von Kernkommunikationszeiten sinnvoll, in denen Abstimmungen stattfinden können. Die übrige Zeit können die Vorteile on Homeoffice-Arbeit genutzt werden und jede:r im individuellen Tempo arbeiten.
Auf Weiterbildung setzen und die digitale Kompetenz stärken
Von null auf digital – so lässt sich der Arbeitsalltag seit Corona für viele beschreiben. Wo Prä-Corona E-Mails und die Cloud als Messlatte des digitalen Standard galten, sind nun gemeinsame Dateiablagen, Chats, Online-Kalender, automatisierte Prozesse, virtuelle Produktdemonstrationen, Videocalls und agile Projektmanagementtools das „neue Normal“. Was aber nicht heißt, dass jede:r problemlos damit umgehen kann bzw. die digitalen Tools und Abläufe ohne Weiteres angenommen werden, was wiederum zu Abstrichen bei der Kommunikation führt.
Die digitale Kompetenz der Mitarbeiter:innen hat in vielen Unternehmen keinen sehr hohen Stellenwert, ist aber der Schlüssel für eine gelungene digitale Transformation. Eine Investition in Aus- und Weiterbildung zu digitalen Technologien ist gleichzeitig eine Investition für eine erfolgreiche Zukunft.
Als externe Partner bieten wir Vorträge und Workshops zu Digitalisierung und innovativen Technologien an. Wir beraten Sie gerne nach Ihren individuellen Bildungsanforderungen.
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Individuell und wertschätzend kommunizieren
Gerade als Teamleiter oder Führungskraft sollten Sie ausreichend Zeit für persönliche Einzelgespräche planen. Lob ist besonders wertvoll, wenn Sie individuell auf positive Aspekte der Arbeitsleistung eingehen. Gleichzeitig sollte es Raum geben, um offen über Probleme und Verbesserungspotentiale zu sprechen, um diesen frühzeitig entgegen zu wirken und das Vertrauen zu stärken. Denn gerade über Distanz lassen sich Frustrationen schwerer erkennen. Probleme, die bisher kurz nebenbei gelöst werden konnten fallen nun weg. Bei der Wahl und dem Einsatz von Kommunikationstools sollte daher auch darauf geachtet werden, dass sich die Mitarbeiter:Innen bilateral austauschen können, um die direkte Kommunikation aufrecht zu erhalten.