Durch den enormen zusätzlichen Arbeitsaufwand muss das bestehende Personal ad hoc unterstützt werden. Mit digitalen Tools wie Video-Tutorials, Webinaren oder Online-Schulungen können z.B. Quereinsteiger und Aushilfen schnell das notwendige Basiswissen erlernen.

Auch freiwillige und ehrenamtliche Helfer, die z.B. die Pflege und Betreuung von Nachbarn übernehmen, können mit Videos und Online Grundlagen-Schulungen schnell informiert und qualifiziert werden.

Zur Festigung des Wissens bzw. als digitales Nachschlagewerk bieten sich zudem Online-Wissensdatenbanken, Glossar-Apps oder Service-Chats an.

Bereits vor offiziellem Arbeitsstart erhalten neue Arbeitskräfte mit Video-Touren oder Vorstellungs-Videos einen ersten Eindruck von ihrem neuen Arbeitsplatz. So können sich neue Teammitglieder schneller und besser orientieren und bereits im Vorfeld erste Abläufe kennen lernen.

Die Videos sind online orts- und zeitunabhängig abrufbar und nehmen daher keine zusätzlichen personellen Ressourcen (z.B. für persönliche Rundgänge bzw. Einarbeitung) in Anspruch.

Mitarbeiter, Patienten, Partner und die Bevölkerung zuverlässig zu informieren ist aktuell wichtiger denn je. Folgende digitale Kommunikationskanäle und Tools bieten sich für eine einfache und schnelle Bereitstellung, Verteilung und Verwaltung von Informationen an:

• Ticker & Beiträge auf Unternehmens-Websiten
• Konkrete Informationsseiten
• Digitale Fragenkataloge
• Intranet und interne Wisssensdatenbanken
• Regelmäßige E-Mails
• Digitale Assistenten und Chats (z.B. über WhatsApp)
• Kurze & knappe Podcasts
• Anpassung von Mailbox-Ansagen
• Digitale und vernetzte Teamkommunikation
• Nutzung von sozialen Medien zur Verbreitung von Informationen
• Live-Streams und Onlinekonferenzen
• YouTube-Videos

Gerade administrative Stellen in der Verwaltung oder Organisation arbeiten zunehmend aus dem Homeoffice. Cloud-Systeme und -Speicherlösungen sowie Tools zur Online-Kommunikation stellen sicher, dass der Arbeitsablauf ohne Beeinträchtigungen fortgeführt werden kann.

Zudem bietet sich die Gelegenheit Online-Weiterbildungen von zu Hause aus zu absolvieren.

Durch die Einführung von digitalen Tools im Arbeitsalltag, z.B. Checklisten oder elektronische Einsatzpläne, werden Abläufe und Prozesse effizienter und wertvolle Ressourcen eingespart.

Ihr Serviceteam ist die erste Anlaufstelle bei Fragen, die in der aktuellen Krisensituation vermehrt auftreten. Durch die standardisierte Beantwortung von Anfragen (z.B. über Chatbots oder intelligente E-Mails), das Ersetzen von Hotlines durch Chatbots und proaktive Information von Patienten und Partnern (z.B. durch regelmäßige E-Mails oder Benachrichtigungen auf das Smartphone) werden Ihre Service-Mitarbeiter entlastet und können sich auf relevante Anfragen konzentrieren.

Sicherheit steht bei der Arbeit mit digitalen Tools oder der elektronischen Datenübertragung an oberster Stelle. Sicherheitszertifikate, verschlüsselte Cloud-Zertifikate und entsprechende Schulungen der Mitarbeiter stellen einen vertraulichen und Datenschutz konformen Umgang mit Daten sicher.

Neue Richtlinien und Regelungen müssen schnell und flächendeckend in den Alltag integriert werden. Zentrale Informationsquellen wie Apps, Video-Tutorials, Online-Fragebögen, Übersetzungstools und elektronische Wissensdatenbanken sorgen für eine zuverlässige Verbreitung und Umsetzung der Informationen.

Häufig sind Informationen und Inhalte nur analog vorhanden. In der Übermittlung, z.B. über den Postweg, geht daher viel Zeit verloren. Durch die Digitalisierung analoger Informationen (z.B. Scanning) können diese schneller verbreitet und zugänglich werden.

Um die Bevölkerung umfassend und regelmäßig aufzuklären und zu informieren dienen Apps, Internetseiten, Chatbots oder digitale Kommunikationskanäle als zentrale Anlaufstelle in unsicheren Situationen. Das Service-Team wird entlastet, da häufige Fragen bereits automatisiert geklärt und Handlungsabläufe dargestellt werden können.